Quieres pasar menos tiempo buceando entre documentos, pero también tienes que asegurarte de que todas las personas indicadas pueden acceder a la información correcta. Y encima necesitas cerrar la operación lo más rápido posible, pero sin pasar por alto nada.

Trabajar en acuerdos de gran trascendencia, ya sean fusiones, adquisiciones, joint ventures, IPO o adquisiciones de fondos, es apasionante. Pero tener que lidiar con las ingentes cantidades de documentación que son necesarias a la hora de hacer una auditoría no es tan excitante.

Hay más información que compartir que nunca y sin embargo apenas se dispone de tiempo porque todo el mundo quiere llegar al final del proceso cuanto antes.

Entre otras cosas, esta es una de las principales razones por las que los Virtual Data Room (VDR) o salas de datos virtuales (plataformas online que permiten que varias partes guarden y compartan información crítica de forma segura) se han vuelto tan populares en los últimos años.

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1. Un Data Room Virtual debe ser fácil de usar

Parece obvio, ¿verdad? Sin embargo, muchos proveedores de VDR complican su software con procesos complicados y funciones que en realidad no necesitas. Así que cuando vayas a elegir un dataroom virtual, pide una prueba antes de comprometerte y asegúrate de que su funcionamiento es sencillo tanto para ti como para tu equipo. Ahorrareis tiempo… ¡y dinero!

2. El Data room perfecto te ofrece una estructura de precios que se adapta justo a lo que necesitas

Un proveedor de VDR normalmente cobra por los megabytes (MB) de datos utilizados o por el número de páginas que se almacena. Pero es importante que se disponga de la flexibilidad para hacer ambas cosas, dependiendo del proyecto en el que se esté trabajando.

Si los documentos que quieres almacenar en un VDR son principalmente basados en texto (por ejemplo, hojas de cálculo o informes escritos), entonces es mejor pagar los MB de datos, ya que el costo será menor. Si tus documentos contienen gráficos pesados y archivos de imágenes (como esquemas de patentes), lo ideal es pagar por el número de páginas que se almacenan, ya que el tamaño del archivo será mucho mayor.

Del mismo modo, es importante decidir si es mejor pagar un número ilimitado de personas para tener acceso a tu VDR o si lo ideal es pagar por usuario. Y esto es algo que puede variar mucho según el proyecto, puesto que unos necesitan más personal y otros menos. Por esto el dataroom perfecto es el que te permite aumentar o reducir el número de usuarios con acceso según las necesidades de cada auditoría.

3. Un servicio comprometido con tus necesidades que te soluciona la vida

“Me encanta pasar el tiempo aprendiendo cómo funciona mi data room”. ¿Alguna vez escuchaste a alguien decir algo así? ¡Claro que no! Configurar un VDR rápidamente es fundamental para optimizar el tiempo. Por eso es importante que tu dataroom virtual te ofrezca ayuda con la configuración y la carga de documentos. Pero no sólo eso, también debería ofrecerte un equipo dedicado 24/7, siempre listo para ayudarte, incluso de noche o durante el fin de semana. Porque las oportunidades para cerrar una operación no entienden de esperas. Y tú tampoco deberías.

4. Un Data Room Virtual completamente seguro

La información que se comparte en cualquier trato transaccional es muy sensible. Por lo que todos los VDR deben ser impenetrables.
Para ello, verifica que tu proveedor de dataroom posee los certificados ISO 27001, SSAE 16 e ISAE 3402, la base de referencia para estándares de seguridad de alta calidad.
Y por supuesto, te recomendamos que te informes acerca de dónde están ubicados sus servidores, y la reputación del proveedor. Porque cuando se trata de información tan importante, no hay que dar nada por sentado.

5. Capacidad para controlar lo que ve cada usuario

Un buen data room debe permitirte controlar con exactitud lo que ve cada usuario, tanto si se trata de una gran carpeta de documentos como si se trata de un único documento en una carpeta grande, pero también debe darte el poder para limitar lo que las personas pueden hacer con esos documentos.

Los mejores proveedores de VDR ofrecen de serie la capacidad de ver lo que las personas han hecho y están haciendo en tu VDR, para que tu información permanezca privada. Esto incluye agregar marcas de agua a los documentos o restringir quién los imprime. Y es que con un buen dataroom, tú tienes el control.

6. Un data room virtual que nunca te deja fuera

Algunas veces (solo algunas veces) la tecnología falla y, en el caso de los dataroom, puede que un día falle un servidor. Sin embargo, los proveedores de VDR más confiables siempre te ofrecerán un segundo servidor instalado, idealmente en una región diferente de la primera.

Cuando elijas a tu proveedor, comprueba que este sea el caso y, si lo es, asegúrate de que el segundo servidor repita continuamente los datos para que se activen automáticamente y estén actualizados cuando el primer servidor esté apagado, de manera que no se malgaste ni un solo segundo de tu valioso tiempo.

7. Un proveedor que te da justo lo que quieres

Seamos sinceros... No te pueden importar menos los VDR, los certificados de seguridad o los megabytes. Simplemente necesitas cerrar operaciones rápidamente usando un servicio que funcione a la perfección.

Asegúrate de que tu proveedor de data room virtual comprende esto o, mejor aún, comprueba que tenga experiencia estando en el lado de la mesa en el que tú te encuentras. Sólo así podrás disfrutar de un servicio excelente que hará que los trabajos pesados parezcan sencillos y mantendrá las cosas simples para que consigas justo lo que quieres: cerrar tratos de manera segura lo antes posible.

Esto es todo amigos...

Esta lista no es definitiva, pero estas siete cosas son aspectos esenciales en los que fijarte cuando vayas a seleccionar un proveedor de dataroom virtual.

En los últimos cinco años, hemos desarrollado nuestros servicios de data room virtual centrándonos en estas áreas, ya que son las principales cosas que nosotros, y ahora nuestros clientes, queríamos cuando éramos banqueros de inversión buscando una sala de datos de fusiones y adquisiciones adecuada.

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